Tapahtumat - Kirjauskansio

Kirjauskansioiden avulla käyttäjät voivat tehokkaasti tallentaa ja hallita konsolidoinnin aikana tarvittavia taloudellisia muutoksia. Niiden avulla käyttäjät voivat kirjata muutokset, korjaukset tai uudelleenluokitukset tarkasti, mikä varmistaa, että konsolidoidut taloudelliset raportit ovat ajantasaisia ja tarkkoja tietoja. Kirjauskansioiden avulla käyttäjät voivat:

• Tallenna välttämättömät säädöt helposti.

• Ylläpidä selkeää dokumentaatiota auditointia varten.

• Konsolidoitujen raporttien tarkkuuden ja johdonmukaisuuden varmistaminen.

Kirjauskansion asettelu

Kirjauskansion asettelu ja otsikko ovat hyvin samankaltaisia kuin laskentataulukossa. Kuten laskentataulukon tiedoissa ja Dimensiot-ruudussa, myös kirjauskansioissa on kirjauskansion asettelu ja dimensiot.

Nimi Päiväkirjan nimi.

Otsikko: Päiväkirjan nimi.

Toiminnallinen alue Toimintoalue, johon kirjauskansio kuuluu.

Asettelun tyyppi: Avattava osa sallii tällä hetkellä päiväkirjalomakkeen.

Asettelu: Päiväkirjan asettelu sisältää päiväkirjaluettelon ja rivinimikkeet.

Jokaisella näistä osioista on oletusdimensiot ja -mittarit. Mittoja ja mittareita voi tarkastella Mitat-ruudusta.

Kirjauskansioluettelo

M - Mittarit Kuvaus ja tila.

Mitat: Kirjauskansion tunnus

Rivikohteet

M - Mittarit Debet (luku), kredit (luku), huomautukset (teksti), saldo (luku).

Mitat: Rivinimikkeiden tunnus.

Kunkin näistä tarkoitus on:

Kuvaus: Tiedosto, jossa selitetään dokumentin merkintä (teksti).

Tila Kirjauskansion tila (Tietojen tilan mittari, jossa on sallittuja jäseniä: Avoin/Kirjattu/Kirjaamaton).

Debit/Credit: Debet-/kredit-summa rivinimikkeessä (numero).

Huomautukset: Rivikohdan kuvaus (teksti).

Saldo: Debit - kredit (numero).

Uusia dimensioita ja mittareita voidaan lisätä, jotta päiväkirjamallia voidaan mukauttaa. Kun kirjauskansiomalli on luotu, käyttäjät voivat siirtyä kirjauskansiossa useiden näyttöjen välillä.

• Oletusnäyttö: Kirjauskansioluettelo, joka näyttää kaikki luodut kirjauskansiot suodattimen mukaan ja näyttää kaikki kirjauskansion otsikon tiedot käyttäjän määritysten mukaan asettelussa.

• Kirjauskansion asiakirjan näyttö: Yksittäisen päiväkirjan tiedot - Siirry napsauttamalla yksittäistä päiväkirjaa tai valitse Luo uusi päiväkirja.

• Kirjauskansion mittausarvojen luettelo ja tutkimussivu: Voit muokata kirjauskansion mittareita ja käyttää kaavoja kirjauskansion mittareissa.

v26.05 Tietosuojasääntö

Kirjauskansiotason tietosuojasäännön määritys

Journalsin kanssa käsiteltäessä tietosuojasäännöt voidaan konfiguroida suoraan journalointitasolla sen sijaan, että ne määritettäisiin erikseen kullekin metriikalle. Muutos yksinkertaistaa asennusta ja varmistaa yhdenmukaisen tietosuojakäyttäytymisen.

• Tietosuojasääntö-määritysvaihtoehto on käytettävissä kirjauskansion asettelussa.

• Käyttäjät voivat valita yhden tietosuojasäännön järjestelmässä määritettyjen nykyisten tietosuojasääntöjen luettelosta.

• Valittua sääntöä käytetään automaattisesti kaikkiin päiväkirjan mittareihin.

• Kirjauskansiota kohden voi määrittää vain yhden tietosuojasäännön.

Siirtoilmoitus: Kaikki kirjauskansion metriikkatason tietojen tilan määritykset ja niihin liittyvät tietosuojasäännöt poistetaan automaattisesti. Toimintoa ei tarvita, mutta aiemmin tallennettuja metrijärjestelmän tason asetuksia ei säilytetä.

Kirjauskansion Tilan Toiminta, Kun Kirjauskansiotason Sääntöä Ei Ole Määritetty

Jos tietosuojakäytäntöä ei ole määritetty kirjauskansiotasolla:

• Järjestelmä noudattaa nykyistä Journal Status -toimintoa.

• Muokattavuus ja lukitus määräytyvät yksinomaan Journal-tilan mukaan.

• Tämä takaa täydellisen yhteensopivuuden aiempien päiväkirjojen kanssa.

Kirjauskansion tilan toiminta

• Avoin tai kirjaamaton

Käyttäjät voivat muuttaa ja muokata sekä päiväkirjaluettelon että päiväkirjarivin kohteiden arvoja.

• Kirjattu

Käyttäjät eivät voi päivittää tai muokata päiväkirjaluettelon tai rivinimikkeiden arvoja. Kaikki kentät on lukittu.

Tietojen tilan ja kirjauskansion tilan yhdistetty arviointi

Kun kirjauskansiotason tietosuojasääntö on määritetty, järjestelmä arvioi sekä tietojen tilan että kirjauskansion tilan ja määrittää, onko kirjauskansioasiakirja muokattavissa vai lukittu.

Arviointilogiikka

Pääsääntö:

Kun tietojen tilaksi on määritetty Lukitse, se on ensisijainen ja lukitsee kirjauskansion riippumatta kirjauskansion tilasta.

Kun tietojen tilaa koskevat säännöt merkitsevät tietojen leikkauskohdan lukituksi tai suojatuksi, Financial Reporting ja Close & Consolidation estää seuraavat kirjauskansion toiminnot ja näyttää vahvistussanoman:

• Vuorovaikutus kirjauskansion rivinimikkeiden ja otsikkovalintojen kanssa tai muokkaaminen

• Kirjauskansion luominen tai tallentaminen

• Kirjauskansion kopioiminen – mukaan lukien automaattisten ajoitettujen tehtävien käynnistämät kopiot (nämä merkitään varoituksiksi Tehtävien seurannassa)

Koko päiväkirjan valinta taulukkotason tietojen tilaa varten

Kun tietojen tila määritetään taulukkotasolla kirjauskansioita varten, käyttäjät voivat käyttää sääntöä koko kirjauskansioon sen sijaan, että he määrittäisivät sen yksittäisen mittarin mukaan.

Koko päiväkirjan asetus

• Koko päiväkirja -asetuksen valitseminen käyttää yhtenäisesti tietojen tilan sääntöä:

  • Kaikki mittarit

  • Kaikki kirjauskansion rivit

  • Kaikki määritteet kirjauskansiossa

• Kirjauskansioissa mittarin valinta on poistettu käytöstä Tietojen tila -tasolla.

• Arkeissa käytetään metrijärjestelmän konfiguraatiota yksittäisellä metriikan tasolla.

• Kaikissa muissa objektityypeissä käytetään edelleen metritason konfiguraatiota, mikä säilyttää nykyisen toiminnan ja yhteensopivuuden aiempien versioiden kanssa.

Navigointivinkki:

Taulukko → Tietojen tilan mittaustiedot → Tietyt mittarit → Suodatin

• Voit valita päiväkirjaraporteille päiväkirjatason.

• Kirjauskansioissa ei tueta mittayksikkötason valintaa.

Kirjauskansion otsikko

Päivitä: Päivitä päiväkirja.

Valinta: Dimensioiden ja mittareiden lisääminen valintaan.

Muokkaa tilaa: Voit avata Tiedot-ruudun ja muokata päiväkirjaa.

Päiväkirjan tiedot: Ota tietojen syöttö käyttöön avaamalla päiväkirjamalli uudessa välilehdessä.

Haku Tietyn tietueen etsiminen.

Metrinen luettelo: Siirry mittarisivulle.

Snippet: Snippetien tarkasteleminen ja luominen.

Lisää: Tämä sisältää tuonti- ja vientiasetuksia.

Kirjauskansioiden tuonti- ja vientitoiminnot

Financial Reporting ja Close & Consolidationissa on otettu käyttöön uusi parannus, joka virtaviivaistaa kirjauskansiotietojen hallintaa: käyttäjät voivat nyt tuoda ja viedä kirjauskansiotietoja Excel-tiedostoilla. Aiemmin kirjauskansion luominen oli manuaalinen prosessi, joka rajoitti skaalautuvuutta ja lisäsi tietojen syöttövirheiden riskiä. Tämän uuden toiminnon avulla käyttäjät voivat hallita tehokkaasti suuria määriä journalointitietoja eri ympäristöissä, mikä parantaa tarkkuutta, jäljitettävyyttä ja toiminnan nopeutta.

Tärkeimmät edut

• Sallii käyttäjien viedä kirjauskansiomerkintöjä Exceliin varmuuskopiointia, tarkistusta tai siirtoa varten.

• Sallii päiväkirjamerkintöjen joukkolähetyksen rakenteisen Excel-mallin avulla.

• Varmistaa jäljitettävyyden vaatimalla jokaiselle ladatulle tapahtumalle yksilöllisen tuontitunnuksen.

• Yksinkertaistaa mallin valmistelua tekemällä kirjauskansion tunnuksen valinnaiseksi tuonnin aikana.

• Vahvistaa tuodut tiedot ja selkeän virhesanoman puuttuvien tai virheellisten dimensioiden varalta.

• Tukee sekä vakio- että säätökirjauskansiotyyppejä kattavuuden takaamiseksi.

• Säilyttää kaikki kirjauskansion määritteet, myös liitteet ja hyväksynnän tilan.

Viedään kirjauskansioita

Käyttäjät voivat viedä yhden tai useita kirjauskansiotapahtumia suoraan Journal-liittymästä. Viety Excel-tiedosto sisältää kaikki kirjauskansion tiedot, mukaan lukien järjestelmän luomat kirjauskansiotunnukset. Nämä tunnukset toimivat sisäisinä viitteinä, eikä niitä tarvita tietueiden uudelleentuonnissa. Sen sijaan yksilöivä tuontitunnus on pakollinen jokaiselle kirjauskansioviennille tuonnin aikana jäljitettävyyden varmistamiseksi ja päällekkäisyyksien estämiseksi. Tämä vientiominaisuus tukee käyttötapauksia, kuten tietojen varmuuskopiointia, auditoinnin valmistelua ja ympäristöjen välistä siirtoa.

Kirjauskansioiden vienti:

1. Siirry kirjauskansion käyttöliittymään.

2. Valitse vietävät kirjauskansiotapahtumat.

3. Lataa tiedosto valitsemalla Vie.

Viety tiedosto sisältää järjestelmän luomat kirjauskansiotunnukset.

Tuodaan kirjauskansioita

Käyttäjät voivat nyt tuoda päiväkirjamerkintöjä irtotavarana rakenteisen Excel-mallin avulla, mikä yksinkertaistaa useiden merkintöjen luomista kerralla. Jokaisessa tuodussa kirjauskansiossa on oltava yksilöllinen tuontitunnus, joka toimii pakollisena tunnisteena jäljitettävyyden varmistamiseksi ja päällekkäisyyksien estämiseksi. Järjestelmän luoma kirjauskansion tunnus on valinnainen tuonnin aikana, mutta tuontitunnus on ehdottomasti pakollinen ja vahvistettu latausprosessin aikana. Jos pakollisia dimensioita puuttuu tai ne on muotoiltu väärin, järjestelmä näyttää selkeät virheilmoitukset, jotka opastavat käyttäjiä ongelmien ratkaisemisessa ennen tuonnin vahvistamista. Näin varmistetaan, että kaikki tuodut tiedot täyttävät järjestelmästandardit ja integroituvat saumattomasti olemassa oleviin työnkulkuihin.

Tuodut kirjauskansiot säilyttävät kaikki määritteet, mukaan lukien liitteet, hyväksynnän tilan ja kirjauskansion tyypin (vakio tai oikaisu). Kun tietueet on ladattu palvelimeen, ne ovat edelleen täysin muokattavissa ja noudattavat samoja hyväksymistyönkulkuja kuin manuaalisesti luodut kirjauskansiot, mikä varmistaa yhdenmukaisuuden ja yhteensopivuuden.

Kirjauskansioita tuotaessa järjestelmä luo aina uusia merkintöjä eikä korvaa olemassa olevia kirjauskansioita.

Tuo kirjauskansiot seuraavasti:

1. Valmistele Excel-tiedosto käyttäen annettua mallia.

2. Varmista, että jokainen merkintä sisältää yksilöllisen tuontitunnuksen (pakollinen).

3. Siirry päiväkirjan hallintaan ja valitse Tuo.

4. Lataa tiedosto ja tarkista tarkistuksen tulokset.

5. Korjaa mahdolliset virheet (esim. puuttuva tuontitunnus) ja vahvista tuonti.

Tämä toiminto virtaviivaistaa kirjauskansioiden hallintaa, parantaa tietojen tarkkuutta ja tehostaa toimintaa taloushallinnon työnkuluissa.