Työnkulun lähettäminen

Financial Reporting ja Close & Consolidationin työnkulun lähettäminen on prosessi, jossa tehtävät suoritetaan loppuun ja toimintoja viedään eteenpäin määritettyjen hyväksymisvaiheiden kautta. Työnkulut tarjoavat virtaviivaisen käyttökokemuksen, joka johtaa ihmiset vuorovaikutukselle määriteltyjen prosessien läpi, joita on edistettävä liiketoiminnan tulosten saavuttamiseksi. Tämä käyttökokemus on räätälöity niin, että eri käyttöoikeusrooleja omaavilla henkilöillä voi olla työhönsä parhaiten sopiva käyttökokemus. Nämä toiminnot ja tehtävät tarjoavat visuaalisen ilmaisimen, joka kertoo ihmisille, missä he ovat liiketoimintaprosessissa.

Financial Reporting ja Close & Consolidation-työnkulut on järjestetty hierarkkiseen rakenteeseen:

• Työnkulku - Sisältää toimintosarjan, jonka avulla liiketoiminnan tulos (tulokset) saavutetaan. Työnkulku ohjaa tehtävien aloittamista, määrittämistä ja suorittamista työnkulun määrityksessä määritettyjen ehtojen perusteella.

• Aktiviteetti - Ryhmä toisiinsa liittyviä tehtäviä, jotka käyttäjät suorittavat tietyn tavoitteen saavuttamiseksi. Tehtävät sisältävät joukon tehtäviä, jotka käyttäjän on suoritettava. Kukin tehtävä voi olla avausmalli tietojen syöttämistä tai raportointia, laskennan suorittamista tai avoimen koontinäytön avaamista varten.

• Tehtävä - tietty toiminto tai joukko toimintoja, jotka on suoritettava, jotta osa toimintatavoitteesta voidaan saavuttaa. Tehtävät ovat yksittäisiä töitä, jotka käyttäjän on tehtävä tai jotka on suoritettava automaattisesti työnkulussa määritettyjen ehtojen mukaisesti.

Tehtävän tilan eteneminen

Financial Reporting ja Close & Consolidation-toiminnot etenevät seuraavissa tiloissa:

Toimintomääritys sisältää asetuksia, jotka sallivat lähettämisen (esittäjän mukaan) ja hyväksynnän (tarkistajan mukaan tapahtuvan hyväksymisprosessin). Nämä valintaruudut määrittävät, edellyttääkö tehtävä muodollisia lähetys- ja hyväksyntävaiheita.

Lähetetään työnkulkua

Financial Reporting ja Close & Consolidationin web-kokemuksen avulla voit suorittaa prosessinkulun, suorittaa tehtäviä, suorittaa laskelmia ja lähettää työnkulkua, kaikki web-käyttöliittymässä. Saumaton verkkokokemus navigointiin rakennetulla Activity Flow -toiminnolla varmistaa tietojen lähettämisen, käynnistää laskelmat ja tarjoaa oivaltavan koontinäyttöjen esityksen portaalissa. Parannetun yhteistyön ansiosta eri osastot voivat lähettää työnkulkuja ja vastaanottaa automaattisia ilmoituksia.

1. VAIHE 1 Siirry kotisivulle - Kirjaudu sisään Financial Reporting ja Close & Consolidation ja käytä kotisivua, joka näyttää kaikki sinulle määritetyt toiminnot. Kun valitset aktiviteetin, sen tiedot avautuvat. Tästä voit valita esiintymän ja aloittaa määritettyjen tehtävien suorittamisen.

2. VAIHE 2 Suorita tehtävät - Käsittele jokaista tehtävän tehtävää, syötä tietoja, suorita laskelmia tai tarkista raporttinäkymiä tarpeen mukaan.

3. VAIHE 3 Lähetä tehtävä - Siirry taulukkoon, jossa tehtävä on luettelossa. Muuta tila avoimesta lähetettäväksi. Järjestelmä päivittää tilan päivityksen automaattisesti. Kun päivitys on tehty, kaikki jäsenten valinta- ja tietojen muokkausasetukset estetään.

Kun tilaa on muutettu, järjestelmä estää kaikki lisämuokkaukset, varmistaa tietojen eheyden ja estää tahattomat muutokset. Automaattisen päivityksen ansiosta käyttäjien ei enää tarvitse ladata sivua manuaalisesti, jotta tilamuutokset näkyvät.

Automaattinen vahvistus lähetyksen aikana

Financial Reporting ja Close & Consolidation sisältää useita automaattisia tarkistusominaisuuksia, jotka varmistavat tietojen laadun ja täydellisyyden työnkulkuja lähetettäessä:

• Tehtävien suorittamisen vahvistus - Aina kun käyttäjä päivittää aktiviteetin tilan Web-käyttöliittymästä, järjestelmä merkitsee automaattisesti kaikki työnkulun olemassa olevat tehtävät valmiiksi. Jos jollekin tehtävälle on määritetty oikeellisuustarkistus, järjestelmä suorittaa tarkistuksen ja estää esiintymän lähettämisen, jos tarkistus epäonnistuu. Näin varmistetaan, että kaikki tarvittavat tarkistukset on tehty ennen tehtävänkulun lähettämistä.

• Ohjausobjektin vahvistus - Automaattinen ohjausobjektin vahvistus suoritetaan, kun käyttäjät yrittävät suorittaa tehtäviä tai toimintoja, jotka on linkitetty taulukoihin, snippetteihin tai tauluihin, joille on määritetty ohjausobjekteja. Näin varmistetaan, että tietojen laatu varmistetaan tehtävän lähettämisvaiheessa, mikä auttaa käyttäjiä välttämään valvontaa. Kun tehtävä sisältää sisäisen linkin laskentataulukkoon, snippettiin tai tauluun, johon on määritetty ohjaussnippetejä, järjestelmä suorittaa automaattisesti ohjaustarkistuksen, kun käyttäjä yrittää suorittaa tehtävän loppuun.

• Mallin ja mittarin tarkistus - Käyttäjät voivat käyttää sekä mallin tietojen että mittarin tietojen tarkistusta. Tämä voidaan määrittää Prosessi-tehtävälle. Prosessitehtävän Ota vahvistus käyttöön -asetuksen Malli/mittari-valinta on käytettävissä. Käyttäjät voivat määrittää kelpoisuussanoman ja kelpoisuusalueen valitsemalla jäseniä vastaaviin kenttiin. Jos samalla alueella on tietoja, tarkistussanoma näytetään aina, kun käyttäjä yrittää suorittaa tehtävän tai lähettää esiintymän.

Työnkulun automatisointi

Financial Reporting ja Close & Consolidation Process Flow tukee automaatiota aktiivisuustasolla. Käyttäjät voivat määrittää käynnistimiä automaation käynnistämiseksi ja määrittää toimintoja päivitysten hallitsemiseksi käynnistettäessä. Jokaisella käynnistimellä voi olla useita toimintoja.

Jos esimerkiksi aktiviteetin tila muuttuu avoimesta lähetykseen, yhden taulukon tietojen tila voi muuttua käynnistyksestä vahvistukseksi, kun taas toinen muuttuu alusta loppuun. Automaation tarkoituksena on mahdollistaa muuttuminen mittareiden tietojen tilassa, kun toiminnon tila muuttuu.

Kun automaatio on käytössä aktiviteetissa, Automation 1 luodaan oletusarvoisesti. Automaatio sisältää automaation nimen ja vähintään yhden ryhmän. Ryhmissä kaikki mukautus tehdään. Jokaisella ryhmällä on kaksi osaa:

• Trigger - Käytetään määrittämään, milloin automaation pitäisi tapahtua ja mikä parametrien yhdistelmä. Milloin: Tämä on pudotusvalikko, jossa valitaan, mikä esiintyvyys käynnistää automaation. Parametri: Tässä ovat tehtävien tilavalinnat Lähettäjä- ja Vastaanottaja-kohdissa.

• Toiminto - Osio määrittää muutokset, jotka tapahtuvat, kun käynnistin käynnistetään. Sitten: Automaation käynnistämä toiminto voidaan valita pudotusvalikosta. Alareunassa on Mistä- ja Mihin-valinnat, joista valitaan Tietojen tila -arvot.

Sähköposti-ilmoitukset

Tehtävämääritys sisältää Ota sähköposti-ilmoitus käyttöön -valintaruudun. Kun tämä ominaisuus on käytössä, se lähettää käyttäjille sähköpostipäivityksiä, kun aktiviteetin tilaa muutetaan. Tämä auttaa pitämään kaikki sidosryhmät ajan tasalla työnkulun edistymisestä ja varmistaa, että lähetettyyn työhön vastataan ajoissa.

Työnkulun edistymisen seuranta

Kutakin luotua sykliä voidaan seurata ja seurata yksityiskohtaisella reaaliaikaisella edistymisellä. Käyttäjien yhteistyö-, valvonta- ja tarkastustiedot ovat avoimesti saatavilla Financial Reporting ja Close & Consolidationin Business-järjestelmänvalvojan koontinäytössä.

Kun kukin esiintymä on valittu, yksityiskohtainen koontinäyttö näyttää seuraavat kentät:

Kun kaikki aktiviteetti-esiintymät on suoritettu ja hyväksytty, kunkin syklin arvoksi voidaan määrittää Valmis. Käytä Sykli-ruudun ylätunnisteen Valmis-painiketta.

Työnkulun lähettämisen parhaat käytännöt

• Suorita kaikki määritetyt tehtävät, ennen kuin yrität lähettää tehtävän

• Tarkista tietosi tarkkuuden ja täydellisyyden varmistamiseksi ennen lähettämistä

• Osoittaa lähetyksen aikana näkyvät vahvistussanomat

• Älä yritä muokata tietoja, kun olet muuttanut tilaksi Lähetä, koska järjestelmä estää muutokset

• Valvo hyväksynnän tilaa ja mahdollisia muutospyyntöjä koskevia ilmoituksia

Lähetysongelmien vianmääritys

Jos työnkulun lähettämisessä ilmenee ongelmia:

• Tarkistusvirheet - Tarkista vahvistussanoma ja selvitä, mitä tietoja puuttuu tai on virheellisiä. Siirry sanomassa mainittuun taulukkoon, snippettiin tai tauluun ja korjaa tiedot, ennen kuin yrität lähettää uudelleen.

• Ohjausobjektin virheet - Jos ohjausobjektin vahvistus epäonnistuu, tarkista ohjausobjektin snippet ja selvitä, mitkä ohjausobjektin mittarit epäonnistuvat. Puututaan tarkastuksissa havaittuihin tietojen laatuongelmiin ennen niiden lähettämistä uudelleen.

• Tilan muuttaminen ei onnistu - Tarkista, että sinulla on tarvittavat oikeudet (Esiintyjän rooli) tehtävän lähettämiseen. Varmista, että Ota lähetys käyttöön -asetus on valittu tehtäväkonfiguraatiossa.